Wie können Unternehmen Personalkosten sparen?

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Personalkosten machen in vielen Unternehmen einen Großteil der monatlichen Fixkosten aus, die sich dadurch auszeichnen, dass sie besonders unflexibel sind und nicht von heute auf morgen wieder reduziert werden können, z.B. wenn die Auftragslage einmal nicht so gut ist. Dass kleine und mittelständische Unternehmen mit einer durchschnittlichen Kostenquote von 40 – 60 % arbeiten, verdeutlicht die Problematik zusätzlich. Nicht selten scheitern Unternehmen am unersättlichen Kostenapparat, der leider keine Rücksicht auf kurze wirtschaftliche Flauten nimmt. Deshalb sollten Unternehmer stets bemüht sein, Ihre Fixkosten so gering wie möglich zu halten. Doch Mitarbeiter sind für die Leistungserbringung der meisten Unternehmen nun einmal unverzichtbar. Was also tun?

Eigenes Personal birgt immer auch Risiken

Ausgerechnet bei den Personalkosten kommen noch weitere Unwägbarkeiten hinzu, die die Beschäftigung eigener Mitarbeiter oft unattraktiv machen. Wird ein Mitarbeiter krank, muss man sich kurzfristig um Ersatz bemühen oder die Arbeit bleibt liegen. Junge Frauen verabschieden sich auch mal in den Mutterschutz und Mitarbeiter sind regelmäßig im Urlaub – wenn man Pech hat genau dann, wenn sie im Unternehmen gerade am dringendsten gebraucht würden. Und hat man erst einmal Mitarbeiter eingestellt, hat man diesen gegenüber ja auch eine unternehmerische Verantwortung und zerstört im Zweifel Lebensgrundlagen, wenn man die Leute später wieder entlassen muss.

Wertschöpfende Tätigkeiten von Nebenschauplätzen unterscheiden

Um Personalkosten zu sparen, sollte man zuerst einmal unterscheiden lernen, welche Tätigkeiten im Unternehmen direkten Einfluss auf die Wertschöpfungskette haben (je nach Art des Unternehmens z.B. Design, kreative Prozesse, Verkauf, Produktentwicklung, Softwareentwicklung etc.) und welche Tätigkeiten eher ein „notwendiges Übel“ sind, um die Geschäftsprozesse aufrecht zu erhalten (Buchhaltung, Empfangstätigkeiten, Postbearbeitung, HR, Rechtsabteilung etc.). Letztere kann man nun nach ihrer Eignung für Outsourcing durchleuchten. Viele Unternehmen beauftragen z.B. externe Buchhaltungsbüros oder Kanzleien, statt eigene Mitarbeiter für diese Tätigkeiten einzustellen. Andere beauftragen einen Bürodienstleister wie ebuero mit klassischen Sekretariatsaufgaben und kombinieren den externen Dienstleister mit einer Teilzeitbürohilfe. All diese Tätigkeiten, die nicht zum Kerngeschäft des eigenen Unternehmens gehören, können meist problemlos ausgelagert werden, statt eigene Personalkosten zu verursachen.

Outsourcing bringt nicht nur Einsparungen sondern auch Professionalisierung

Dass durch die Beauftragung externer Dienstleister für die Erledigung nicht wertschöpfender Tätigkeiten Personalkosten gespart werden können, steht außer Frage. Outsourcing hat aber noch einen weiteren entscheidenden Vorteil: die Professionalisierung. Ein externes Buchhaltungsbüro wird Ihre Buchhaltung deutlich professioneller, mit weniger Fehlern und effizienteren Prozessen erledigen, als Sie es z.B. als Kleinunternehmer könnten, für den die Buchhaltung nur eine Nebentätigkeit neben all den anderen wichtigen Aufgaben ist.

Fazit – Drum prüfe wer sich ewig bindet

Es ist gar nicht so schwer, Fixkosten zu vermeiden, die einem in einer Situation, in der das Wasser vielleicht mal bis zum Hals steht, wie ein Betonklotz am Bein hängen und die eigene Firma buchstäblich unter Wasser ziehen. Fangen Sie bei den Aufgaben an, die Sie eigentlich nur von Ihrem Kerngeschäft ablenken, dann haben Sie bereits einen großen Schritt getan.

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