Die Einbindung digitaler Technologien in die verschiedensten Arbeitsprozesse nimmt immer konkretere Formen an. Die digitale Transformation ist jedoch noch nicht in allen Branchen angekommen. Während vor allem Industrieunternehmen auf den digitalen Wandel setzen, arbeiten zahlreiche Betriebe im Bereich Brandschutz noch händisch mit Zettel und Stift und verschenken so eine Menge Geld. Viele Unternehmer scheuen sich, in eine Brand- oder Arbeitsschutzsoftware zu investieren, da die Anschaffungskosten zu hoch erscheinen und ihrer Meinung nach kein Mehrwert generiert wird. Dies ist jedoch der falsche Denkansatz. Die Dokumentation der technischen Instandhaltung in der Gebäudetechnik im Brandschutz sowie im Arbeitsschutz fällt in jeder Firma an. Hierdurch entstehen in der Regel hohe Kosten, zudem wird viel Zeit wird für die Nacharbeit im Büro veranschlagt. Eine Dokumentationssoftware bietet einen deutlichen Mehrwert, denn durch die mobile Dokumentation entfällt die Nacharbeit, wodurch wiederum Kosten eingespart werden können. Eine rechtssichere Dokumentation ist ebenfalls gegeben, da sämtliche Mängel, Hinweise sowie Maßnahmen im Verlauf gespeichert werden.
Kosten sparen durch weniger Arbeitsschritte
Die gängige Arbeitsweise sieht oft so aus, dass ein Großteil der Prozesse mehrfach ausgeführt wird, die Daten durch verschiedene Hände gehen, bevor sie als abgearbeitet gelten. So werden die während der Begehung gefundenen Mängel, Aufgaben und Maßnahmen zunächst per Zettel und Stift notiert, die Notizen später von der Sekretärin oder eine anderen Person abgetippt. In dieser Phase können sich bereits die ersten Fehler einschleichen. Die einzelnen Berichte werden anschließend von den Technikern interpretiert und umgesetzt. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten müssen ebenfalls dokumentiert werden. Sollte der für die Begehung sowie die anschließende Dokumentation zuständige Mitarbeiter aus Krankheitsgründen ausfallen, aus dem Unternehmen scheiden oder die Aktenordner gehen wegen eines anderen Vorfalls wie einem Brand verloren, ist das Chaos vorprogrammiert.
Doppelte Arbeiten ganz vermeiden – mobiles Arbeiten vor Ort
Neue Apps für Smartphones und Tablets bieten den Vorteil, dass sämtliche Informationen zu jeder Zeit zur Verfügung stehen und kein unnötiger Papierberg anfällt. Bereits während der Begehung können Hinweise, Mängel und Aufgaben in der Software hinterlegt, Berichte erstellt und Checklisten abgearbeitet werden. Es fällt keine doppelte Arbeit an. Die gesammelten Informationen liegen nicht nur gebündelt vor, Fotos müssen nach der Begehung nicht mehr aufwändig im Büro zum entsprechenden Mangel sortiert werden, da sie noch vor Ort aufgenommen und zugeordnet werden können. Jeder Mitarbeiter kann zu jeder Zeit mit den Daten arbeiten, da diese nicht in verschiedenen Ordnerstrukturen, eventuell sogar auf mehreren Rechnern, hinterlegt sind, sondern zentral in der App gesammelt werden. Die bereits auf der Baustelle generierten Berichte, in denen u. a. Zuständigkeiten vergeben werden, können im Anschluss ausgedruckt oder als PDF-Datei per E-Mail versendet werden.
Die Investition in eine Brand- oder Arbeitsschutzsoftware rentiert sich in der Regel bereits nach kurzer Zeit, da alle Arbeitsschritte bereits während der Begehung abgeschlossen werden können. Durch die mobile Arbeitsweise direkt vor Ort entfällt in der Regel die Nacharbeit, die häufig doppelt so viel Zeit wie die Begehung selbst in Anspruch nimmt. Ein effizienteres und strukturierteres Arbeiten ist auf diese Weise möglich. Dank einer Dokumentationssoftware kann häufig 2/3 der Arbeitszeit und 1/3 der Kosten eingespart werden. Ein Aspekt, der bereits jetzt eine wichtige Rolle spielt, da immer mehr Aufgaben anfallen, für die immer weniger Zeit zur Verfügung steht. Auch im Bereich technische Dokumentation im Arbeits- sowie Brandschutz sollte prozessoptimiertes Arbeiten einen höheren Stellenwert einnehmen, als es bisher der Fall ist. Einen Großteil überflüssiger Kosten können dank einer App für Smartphones und Tablets, die die mobile Dokumentation übernimmt, eingespart werden.
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