Welche Aufbewahrungszeiten sind bei Belegen & Co zu beachten?

W

Viele kennen das Problem: Wo und wie kann man Belege am besten aufbewahren? Ganz egal, ob es dabei um die Unterlagen für den Lohnsteuerjahresausgleich geht, Rechnungen für Artikel mit Garantie oder Kassenzettel, um Bankabbuchungen zu überprüfen – im Laufe der Zeit sammelt sich ein großer Stapel an den unterschiedlichsten Belegen an.

Vorschläge für die Aufbewahrung

Belege sollten auf keinen Fall einfach nur lose auf dem Schreibtisch herum liegen – wer es nicht schafft, sie sofort abzulegen, sollte einen Karton bereit stellen, in dem zuerst alle Belege landen. So kann vermieden werden, dass wichtige Nachweise verloren gehen! Dann können die Belege in regelmäßigen Abständen in gut beschriftete Ordner abgelegt werden. Es bietet sich z. B. an, separate Ordner für Bankauszüge, Unterlagen für das Finanzamt und sonstige Rechnungen anzulegen.

Wichtige Fristen für die Aufbewahrung

Auch für Privatpersonen gelten gesetzliche Pflichten für die Aufbewahrung von Belegen, die unbedingt beachtet werden müssen. Handwerkerrechnungen müssen zwei Jahre aufbewahrt werden. Dabei beginnt die Zwei-Jahres-Frist erst mit Ablauf des Jahres, in dem die Leistung erbracht wurde. Steuerunterlagen sollten besonders sorgfältig aufbewahrt werden. Die Frist bis zur Verjährung beträgt hierbei vier Jahre, bei Verdacht auf Steuerhinterziehung verlängert sie sich auf zehn Jahre. Grundsätzlich gilt bzgl. der Aufbewahrungszeiten also: Am besten alle Belege etwas länger aufbewahren!

Nützliche Tipps für die Aufbewahrung

Viele Belege werden heutzutage auf Thermopapier gedruckt. Von diesen sollten Sie sich unbedingt eine Kopie machen, da der Druck meist schon nach einigen Monaten verblasst und nur noch schwierig zu lesen ist. Der Originalbeleg sollte dann zur Kopie geheftet werden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie einen Beleg aufbewahren sollten, handeln Sie nach dem Grundsatz: Besser ablegen, denn voreiliges Wegwerfen kann teuer werden!

Alle Kategorien