Buchhaltung: Auslagern oder selbst machen?

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Nach einer Unternehmensgründung hört man immer wieder die gleiche Klage: Die Arbeit rund ums Kerngeschäft, sprich Auftragsbearbeitung, Buchhaltung oder Kundenakquise, nimmt deutlich mehr Zeit ein als die meisten Gründer vorher geglaubt haben.

Besonders die Buchhaltung gehört eher nicht zu den Lieblingsbeschäftigungen junger Selbstständiger. Einerseits haben sie in den wenigsten Fällen Erfahrung darin, Geschäftsvorfälle zuzuordnen, andererseits sind sie mit den Vorschriften und Regelungen des Rechnungswesens oft überfordert. Das ändert leider nichts daran, dass eine ordentliche und lückenlose Buchführung unerlässlich ist. Arbeitet man hier schlampig, ist Ärger mit dem Finanzamt vorprogrammiert. Nachzahlungen, die die eigentliche Höhe der Steuern deutlich übersteigen, sind dann noch das günstigste Szenario.

Viele Gründer denken deswegen darüber nach, die Buchhaltung auszulagern und diese ungeliebte Aufgabe einem ausgebildeten Spezialisten zu überlassen. Welche Vor- und Nacheile das hat, legen wir im Folgenden dar.

Das spricht für eine Auslagerung

Der Zeitfaktor

Gerade am Anfang kostet es nicht nur viele Nerven, sondern auch sehr viel Zeit, sich mit den Regelungen der Buchhaltung vertraut zu machen. Klar, dass man diese Zeit eigentlich an einer anderen Baustelle braucht. Sei es nun die Kundenakquise oder das Kerngeschäft selbst: Diese Bereiche leiden automatisch, wenn man dazu auch noch die Buchführung erledigt. Zumindest diese Bürde ist man los, wenn man einen Spezialisten damit beauftragt, diese Tätigkeiten zu übernehmen.

Korrekte Bücher

Es ist alles andere als unwahrscheinlich, dass man als Laie beim Rechnungswesen Fehler macht. Die können einen leider teuer zu stehen kommen, denn das Finanzamt verzeiht sie nicht. Da man die Bücher in der Regel vor dem Einreichen noch einem Steuerberater zur Überprüfung aushändigt, wird er sie zwar verbessern – das ist dann aber mit höheren Kosten verbunden, da sich seine Arbeitszeit so natürlich verlängert. Ein Buchhalter macht solche Fehler in der Regel nicht, so dass man sich als Unternehmer „zurücklehnen“ kann und ohne großen Aufwand eine perfekte Buchhaltung bekommt.

Das spricht gegen eine Auslagerung

Der Kostenfaktor

Die Bücher nicht selbst zu führen, sondern von einem Spezialisten bearbeiten zu lassen, kostet selbstverständlich Geld. In der Regel ist das in einem noch jungen Unternehmen eine eher knappe Ressource. Man sollte es sich deswegen zweimal überlegen, ob man sich mit der Auslagerung der Buchhaltung einen zusätzlichen Ausgabeposten ins Haus holt.

Keine Buchhaltungspflicht bei Gründern

Ganz so schön, wie sich das anhört, ist es nicht. Denn Bücher müssen in jedem Unternehmen geführt werden. Als Gründer kommt man aber in den meisten Fällen zumindest um die doppelte Buchführung herum. Anstatt sich also mit den verschiedenen Büchern und Konten der Doppik zu beschäftigen, muss man lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anfertigen, um am Ende des Geschäftsjahres seinen Gewinn zu ermitteln.

Eine doppelte Buchführung muss man lediglich dann anlegen, wenn

  • Man im vergangenen Geschäftsjahr einen Gewinn von über 60.000 € oder einen Umsatz von über 600.000 € erwirtschaftet hat
  • Man als Kaufmann im Handelsregister eingetragen ist
  • Man sein Unternehmen in der Rechtsform KG, Ag, oHG oder GmbH führt

Softwarehelfer

Dank der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung der Arbeitswelt gibt es mittlerweile Programme, die die verschiedensten Bereiche vereinfachen können – so auch die Buchhaltung. Mit Hilfe einer solchen Software schaffen es auch Laien, nach einer kurzen Einarbeitungsphase korrekte Bücher zu führen. Dafür sorgen detaillierte Eingabemasken für die unterschiedlichen Geschäftsvorfälle. Marktführer bei diesen praktischen Bürohelfern für KMUs ist die Freiburger Softwareschmiede Lexware.

Detaillierte Einsicht in die eigenen Finanzen

Wer die Buchhaltung selbst erledigt, verliert niemals den täglichen Einblick in seine Finanzen. Gerade in der Anfangsphase, in der jede Ausgabe gut überlegt sein will, ist das ein entscheidender Vorteil. Auch bei Verhandlungen mit potentiellen Investoren oder Kunden ist es wichtig, seine Zahlen zu kennen, ohne sich erst einlesen zu müssen.

Fazit

Auslagern oder selbst machen – für beides gibt es gute Argumente. Auch wenn es am Anfang schwer fallen mag, ist es für Gründer allerdings häufig sinnvoller, die Buchhaltung selbst zu erledigen. Nicht nur der Kostenfaktor, sondern auch die dauerhafte Einsicht in die eigenen Finanzen sprechen dafür. Mit Hilfe einer passenden Software können zudem Fehler minimiert werden, und nach einer kurzen Phase der Einarbeitung kann das Rechnungswesen quasi nebenbei bearbeitet werden.

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