Wie können Arbeitgeber rechtssichere Betriebsanweisungen erstellen?

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Arbeitssicherheit ist ein komplexes Thema, das in vielen Gesetzen, Verordnungen, Technischen Regeln sowie den Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften behandelt wird. Die zuständigen Behörden, je nach Bundesland zum Beispiel die Ämter für Arbeitsschutz oder die Bezirksregierungen, prüfen deren Einhaltung und verhängen empfindliche Bußgelder, wenn Verstöße festgestellt werden. Außerdem drohen Schadensersatz- bzw. Regressforderungen von Sozialversicherungsträgern oder des geschädigten Mitarbeiters selbst, wenn es durch mangelhaften Arbeitsschutz zu einem Unfall kommt. Arbeitsschutz-Software hilft dem Arbeitgeber, seinen Verpflichtungen nachzukommen, im Paragrafendschungel den Überblick zu behalten und nicht versehentlich Verpflichtungen zu verletzen. Mit einem solchen Computerprogramm lassen sich zum Beispiel die vierteljährlich vorgeschriebenen Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses dokumentieren, die Zahl der Sicherheitsbeauftragten und Ersthelfer ermitteln und auch gesetzeskonforme Betriebsanweisungen erstellen.

Geeignete Anweisungen nach dem Arbeitsschutzgesetz

Die Verpflichtung des Arbeitgebers zum Erstellen von Betriebsanweisungen ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 4 ArbSchG). Hier heißt es: „Den Beschäftigten sind geeignete Anweisungen zu erteilen.“ Das Gesetz gilt grundsätzlich für jede Art von Unternehmen, also auch für einen Bürobetrieb oder einen Supermarkt. Konkretisiert wird der Inhalt von Betriebsanweisungen durch andere Vorschriften dort, wo besondere Gefahren drohen. Das sind zum Beispiel die Technischen Regeln für Gefahrstoffe (TRGS 555). Ziffer 3 nimmt auf die Gefahrstoffverordnung Bezug, wo eine Informationsermittlung und Gefährdungsbeurteilung gefordert wird (§ 6 GefStoffV). Daraus resultieren knapp fünf eng beschriebene Seiten mit Anforderungen an die Betriebsanweisungen, gegliedert in die sieben Themenfelder

  • Arbeitsbereiche, Arbeitsplatz und Tätigkeit,
  • Bezeichnung der Gefahrstoffe,
  • davon ausgehende Gefahren für Mensch und Umwelt,
  • Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln für den Normalbetrieb,
  • Verhalten im Gefahrenfall,
  • Erste Hilfe und
  • sachgerechte Entsorgung der Stoffe.

Ähnlich ausführliche Anforderungen gibt es beispielsweise auch in der Biostoffverordnung und der Betriebssicherheitsverordnung, die den Umgang mit Arbeitsmitteln (Maschinen, Werkzeuge, Geräte und dergleichen) behandelt. Betriebsanweisungen ersetzen nicht die mündlich durchzuführende Sicherheitsunterweisung.

Bilder, Farbcodes und einfache Sprache

Trotz der Vielzahl von Vorschriften gibt es nur wenige konkrete Anforderungen an die Form von Betriebsanweisungen. Empfohlen wird eine Länge von ein bis zwei DIN-A4-Seiten – längere Texte werden erfahrungsgemäß nicht gelesen. Eine durch Software unterstützte Gestaltung ist empfehlenswert, um der Forderung nach einer „geeigneten“ Anweisung nachzukommen. So können zum Beispiel die genormten Piktogramme eingebunden und die gängigen Farbcodes beachtet werden. Ein blauer Rahmen kennzeichnet beispielsweise Betriebsanweisungen zu Arbeitsmitteln, Orange steht für Gefahrstoffe, Grün oder Pink für biologisches Material und Gelb für Gentechnik. Außerdem kann Software die Verständlichkeit eines Textes prüfen, zum Beispiel Länge und mögliche Verschachtelung der Sätze. Eine digitale Bereitstellung, etwa per App oder in einem Intranet des Unternehmens ist zulässig, sodass computergenerierte Betriebsanweisungen nicht nur ausgedruckt, sondern auch in Dateiform exportiert werden können. Ein Wiedervorlage-System erinnert an den regelmäßigen Aktualitäts-Check.

Bild: Bigstockphoto.com / TMLsPhotoG

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