Als Kilometergeld wird im Allgemeinen die pauschale Vergütung von dienstlichen Fahrten mit dem privaten PKW durch Arbeitnehmer bezeichnet, wobei auch ein Unternehmer diese Pauschalvergütung in Anspruch nehmen kann. Im Gegensatz dazu könnten die Fahrtkosten auch detailliert geltend gemacht werden, was aber mit mehr Aufwand verbunden ist.
Einheitliche pauschale Sätze zur Abrechnung
Für jeden mit einem PKW dienstlich gefahrenen Kilometer können 0,30 Euro angesetzt werden, die sich um 0,20 Euro erhöhen, wenn eine weitere Person mit befördert wird. Sollte ein anderes Fahrzeug zum Einsatz kommen, wie beispielsweise Motorräder oder Motorroller, besteht ebenfalls die Möglichkeit einer pauschalen Abrechnung, allerdings in geringerem Umfang. Der entsprechende Pauschalsatz wird mit den gefahrenen Kilometern multipliziert und ergibt so den Abrechnungsbetrag, der in Rechnung gestellt werden kann.
Alle Kosten abgegolten
Mit dieser pauschalen Abrechnung sind dann alle Kosten, die durch das Fahrzeug entstehen, abgegolten. Es können also keine Reparatur-, Versicherungs- und Wartungskosten separat geltend gemacht werden, dafür ist der Arbeitnehmer selbst verantwortlich. Voraussetzung für die Inanspruchnahme des pauschalen Kilometergeldes ist der Nachweis, dass es sich wirklich um Dienstfahrten gehandelt hat. Das geschieht am besten mit einem Fahrtenbuch, um die privaten von den dienstlichen Kilometern sauber trennen zu können, denn nur mit einem eindeutigen Beweis bleiben die Auszahlungen auch wirklich steuerfrei.
Pauschale Vergütung hat Vor- und Nachteile
Die pauschale Abgeltung von mit privatem Fahrzeug absolvierten Dienstfahrten ist relativ einfach zu bewerkstelligen. Problematisch wird es nur, wenn die tatsächlichen Kosten die Pauschalvergütung übersteigen und Sie sich bereits für die Pauschale entschieden haben. Deswegen sollte die aufwendigere Möglichkeit der detaillierten Abrechnung im Vorfeld genau abgewogen werden.