Überlässt der Arbeitgeber einen Dienstwagen auch für private Fahrten, zählt der Wert dieser privaten Nutzung zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Bei der 1-Prozent-Regelung setzt der Arbeitgeber jeden Monat ein Prozent des maßgeblichen Bruttolistenpreises als Arbeitslohn an. Dieser Betrag ist nicht die Steuer, die Beschäftigte direkt zahlen.
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erhöhen den Betrag, der als Arbeitslohn angesetzt wird. Wer ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch nutzt, versteuert stattdessen den privaten Anteil. Die Berechnung richtet sich nach den tatsächlichen Fahrzeugkosten und den aufgezeichneten Fahrten.
So berechnet sich der Dienstwagenvorteil
Für die Berechnung zählt grundsätzlich der Bruttolistenpreis bei der Erstzulassung. Gemeint ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers einschließlich Umsatzsteuer und werkseitig eingebauter Sonderausstattung. Der tatsächlich gezahlte Kaufpreis ist unerheblich. Das gilt grundsätzlich auch für gebrauchte oder geleaste Dienstwagen. Der Listenpreis wird auf volle 100 Euro abgerundet.
Darf der Arbeitnehmer den Wagen privat nutzen, beträgt der monatliche geldwerte Vorteil grundsätzlich ein Prozent dieses Listenpreises. Ein geldwerter Vorteil ist eine Leistung des Arbeitgebers, die steuerlich wie Arbeitslohn behandelt wird.
Für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte kommt grundsätzlich ein weiterer Betrag hinzu: monatlich 0,03 Prozent des Listenpreises je Kilometer der einfachen Entfernung. Die erste Tätigkeitsstätte ist der Ort, dem der Arbeitgeber den Beschäftigten dauerhaft zuordnet, etwa ein bestimmter Betriebssitz.
Einzelbewertung für Fahrten ins Büro
Der monatliche Ansatz für den Arbeitsweg gilt auch dann, wenn Beschäftigte nicht an jedem Arbeitstag zur ersten Tätigkeitsstätte fahren. Wer die Voraussetzungen erfüllt, kann stattdessen den Arbeitsweg für jede tatsächliche Fahrt einzeln bewerten.
Bei der Einzelbewertung wird jede tatsächliche Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte angesetzt. Die Pauschale für die private Nutzung bleibt davon unberührt. Für die Einzelbewertung müssen die Voraussetzungen erfüllt und die Fahrten nachgewiesen sein.
Fahrtenbuch statt Pauschale
Ein Fahrtenbuch ersetzt die Pauschale durch eine Berechnung anhand der tatsächlichen Fahrzeugkosten. Dazu werden alle Kosten des Dienstwagens erfasst. Die Aufzeichnungen müssen zeigen, welche Fahrten privat oder beruflich waren und welche gegebenenfalls zur ersten Tätigkeitsstätte führten.
Ein Fahrtenbuch kann günstiger sein, wenn die tatsächlichen Fahrzeugkosten und der dokumentierte Nutzungsanteil zu einem niedrigeren steuerpflichtigen Anteil führen als die Pauschale. Ob es sich tatsächlich lohnt, hängt von den echten Fahrzeugkosten und dem dokumentierten Nutzungsanteil ab.
Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch anerkennt, muss es zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Bei beruflichen Fahrten muss das Fahrtenbuch grundsätzlich Datum, Fahrtziel, den besuchten Kunden oder Geschäftspartner oder den konkreten Fahrtzweck sowie die Kilometerstände enthalten. Bei elektronischen Fahrtenbüchern müssen nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder nachvollziehbar dokumentiert werden. Ein nachträglich zusammengestelltes Fahrtenbuch ersetzt keine laufenden Aufzeichnungen.
Pauschale oder Fahrtenbuch?
Die 1-Prozent-Regelung ist einfach, weil Beschäftigte nicht jede Fahrt einzeln aufteilen müssen. Sie lohnt sich besonders, wenn der private Nutzungsanteil hoch ist. Bei einem gebrauchten oder stark rabattierten Fahrzeug kann der Listenpreis die Pauschale erhöhen, denn grundsätzlich zählt der Listenpreis und nicht der Kaufpreis.
Ein Fahrtenbuch kommt eher infrage, wenn der Wagen wenig privat genutzt wird und die Aufzeichnungen zuverlässig sind. Vor der Entscheidung lohnt sich ein Vergleich mit den tatsächlichen Fahrzeugkosten und der eigenen Nutzung des Wagens. Es gibt keinen festen Schwellenwert, ab dem ein Fahrtenbuch günstiger ist.
Für bestimmte Elektro- und Hybridfahrzeuge wird unter gesetzlichen Voraussetzungen ein niedrigerer Wert angesetzt. Welche Regel gilt, hängt unter anderem von der Fahrzeugart, dem Anschaffungszeitraum und weiteren Bedingungen ab. Bei solchen Fahrzeugen sollte die Berechnung deshalb gesondert geprüft werden.