Wer für den Beruf außerhalb seiner Wohnung und des vom Arbeitgeber fest zugeordneten Arbeitsorts unterwegs ist und den privaten Pkw nutzt, kann steuerlich 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer oder den beruflichen Anteil der tatsächlichen Autokosten ansetzen. Entscheidend ist, ob die nachweisbaren Kosten pro Kilometer über oder unter 0,30 Euro liegen.
Für die Pauschale müssen Sie die einzelnen Autokosten nicht zusammenrechnen. Liegen die tatsächlichen Kosten pro Kilometer über 0,30 Euro, ergibt die Berechnung mit den tatsächlichen Kosten einen höheren Betrag. Der Arbeitgeber muss die Pauschale nicht automatisch erstatten; maßgeblich sind auch betriebliche Regeln und Vereinbarungen.
Was zählt als Dienstfahrt?
Die Reisekostenregeln gelten für berufliche Fahrten außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Die erste Tätigkeitsstätte ist der feste Arbeitsort, dem der Arbeitgeber Beschäftigte dauerhaft zuordnet. Der normale Weg dorthin wird steuerlich anders behandelt als eine Dienstfahrt, etwa zu einem Kunden oder einer Fortbildung.
Für einen privaten Pkw beträgt die steuerliche Kilometerpauschale 2026 0,30 Euro je tatsächlich gefahrenem Kilometer. Bei einer Hin- und Rückfahrt zählt also die gesamte Strecke, nicht nur die einfache Entfernung. Die Pauschale gilt für berufliche Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug; für andere motorisierte Fahrzeuge gelten abweichende Sätze.
Kilometerpauschale und tatsächliche Autokosten
| Methode | Berechnung | Was muss belegt werden? |
|---|---|---|
| Kilometerpauschale | 0,30 Euro × beruflich gefahrene Kilometer | Die berufliche Fahrt und die gefahrene Strecke |
| Tatsächliche Autokosten | Gesamtkosten pro Kilometer × beruflich gefahrene Kilometer | Die jährlichen Fahrzeugkosten, die Jahresfahrleistung und die beruflichen Kilometer |
Bei der Kilometerpauschale müssen Beschäftigte die individuellen Kosten für Kraftstoff, Versicherung oder den Wertverlust des Autos nicht zusammenrechnen. Bei der tatsächlichen Methode teilen Sie die jährlichen Gesamtkosten des Pkw durch alle Kilometer, die das Auto im Jahr gefahren ist. Den so berechneten Betrag pro Kilometer multiplizieren Sie anschließend mit den beruflich gefahrenen Kilometern.
Wann die tatsächlichen Kosten mehr ergeben
Entscheidend ist der persönliche Kostensatz pro Kilometer:
Jährliche Gesamtkosten des Pkw ÷ Jahresfahrleistung = Kosten pro Kilometer
Liegt dieser Wert über 0,30 Euro, ergibt die tatsächliche Methode rechnerisch mehr. Liegt er darunter, ist die Pauschale höher. Bei genau 0,30 Euro sind beide Ansätze gleich.
Für den persönlichen Kostensatz können Sie die Gesamtkosten aus zwölf Monaten verwenden. Bleiben die Verhältnisse im Wesentlichen gleich, lässt sich dieser Satz weiterverwenden. Ändern sich beispielsweise die Jahresfahrleistung oder die laufenden Kosten deutlich, sollte die Berechnung überprüft werden.
Welche Nachweise nötig sind
Für beide Methoden muss die berufliche Fahrt nachvollziehbar sein. Eine Reisekostenaufstellung ist dafür sinnvoll. Sie hält Datum und Ziel der Fahrt sowie den beruflichen Anlass und die gefahrenen Kilometer fest. Es gibt keine vollständige Liste mit Angaben, die immer vorgeschrieben sind.
Wer die Kilometerpauschale nutzt, muss keine Belege über die gesamten Kosten des Autos vorlegen. Bei der tatsächlichen Methode braucht es zusätzlich Unterlagen zu den jährlichen Fahrzeugkosten, etwa Rechnungen und Abrechnungen. Außerdem ist eine belastbare Aufstellung der Jahresfahrleistung und der beruflich gefahrenen Kilometer nötig. Der Arbeitgeber muss die erforderlichen Unterlagen für eine steuerfreie Erstattung aufbewahren.
Erstattung und Steuerabzug unterscheiden
Der Betrag, den Sie steuerlich für Fahrten ansetzen, wird Ihnen nicht automatisch ausgezahlt. Erstattet der Arbeitgeber die Kosten, erhalten Sie Geld. Wenn Sie nicht erstattete Fahrtkosten als Werbungskosten, also berufliche Ausgaben, steuerlich geltend machen, sinkt grundsätzlich Ihr zu versteuerndes Einkommen. Die Steuerersparnis entspricht deshalb nicht automatisch dem angesetzten Fahrtkostenbetrag.
Steuerfreie Reisekostenerstattungen des Arbeitgebers sind auf die Höhe der steuerlich abziehbaren Aufwendungen begrenzt. Der Arbeitgeber kann die Pauschale erstatten, die tatsächlichen Kosten übernehmen oder eine andere betriebliche Regel anwenden. Welche Möglichkeit gilt, hängt auch von Vereinbarungen und betrieblichen Regeln ab.
Wenn ein Firmenwagen verfügbar ist
Wer trotz eines verfügbaren Firmenwagens aus privaten Gründen den eigenen Pkw für eine Dienstfahrt nutzt, sollte die steuerliche Behandlung besonders sorgfältig prüfen. In einem Urteil vom 21. Januar 2026 erkannte der Bundesfinanzhof die geltend gemachten Kosten für den Privatwagen in diesem Fall nicht als Werbungskosten an. Der Arbeitgeber hätte die Kosten des Firmenwagens getragen.
Das Urteil betrifft einen konkreten Sachverhalt und schließt den Ansatz tatsächlicher Autokosten nicht allgemein aus. Es zeigt aber, dass Beschäftigte nicht ohne Weiteres davon ausgehen sollten, sämtliche Kosten des Privatwagens steuerlich geltend machen zu können, wenn ein Firmenwagen bereitsteht.