Für private Belege gilt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist. Für bestimmte Rechnungen zu Arbeiten an einem Grundstück besteht eine gesetzliche Pflicht. Kassenzettel und gewöhnliche Steuerunterlagen bewahren Sie meist aus praktischen Gründen auf, etwa als Kaufnachweis oder für Rückfragen zu einem Steuerbescheid.
Wie lange Sie einen Beleg aufheben, hängt davon ab, wofür Sie ihn brauchen. Eine gesetzliche Pflicht, ein offener Streitfall, ein möglicher Anspruch wegen eines Mangels oder ein späterer Nachweisbedarf sprechen dafür, den Beleg aufzubewahren.
Aufbewahrungsfristen für Belege im Überblick
| Beleg oder Unterlage | Gesetzliche Pflicht | Praktische Orientierung |
|---|---|---|
| Rechnung zu einer Handwerkerleistung am Grundstück | In bestimmten Fällen zwei Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres | Rechnung und Zahlungsnachweis mindestens bis zum Fristende behalten |
| Steuerbelege | Für die meisten privaten Steuerbelege keine pauschale Aufbewahrungspflicht | Mindestens bis zum Ende der Einspruchsfrist; bei einem laufenden Verfahren bis zu dessen Abschluss |
| Kassenzettel und Kaufbelege | Keine allgemeine Pflicht, jeden Bon aufzubewahren | Bis Reklamation oder Gewährleistungsanspruch geklärt ist; bei vielen Waren sind zwei Jahre ab Lieferung ein sinnvoller Richtwert |
| Belege für wertvolle Anschaffungen | Keine allgemeine Frist für alle privaten Käufe | Solange Sie den Gegenstand besitzen, etwa als Nachweis für Versicherung oder Verkauf |
| Kontoauszüge und Überweisungsbelege | Keine pauschale Aufbewahrungspflicht für alle privaten Kontoauszüge | Drei Jahre als Empfehlung für Zahlungsnachweise |
| Mietunterlagen | Keine einheitliche Frist für alle privaten Mietunterlagen | Als Mieter häufig bis drei Jahre nach Ende des Mietverhältnisses; private Vermieter behalten Unterlagen teilweise sechs Jahre |
| Wichtige Urkunden und Nachweise | Abhängig von der Art des Dokuments | Dauerhaft oder so lange aufheben, wie der Nachweis wichtig ist |
Steuerunterlagen richtig einordnen
Für private Steuerbelege gilt nicht allgemein eine gesetzliche Vierjahresfrist. Bewahren Sie die Unterlagen mindestens bis zum Ende der Einspruchsfrist für den Steuerbescheid auf. Sie beträgt grundsätzlich einen Monat nach Bekanntgabe. Legen Sie Einspruch ein oder läuft ein Gerichtsverfahren, behalten Sie die Belege bis zum endgültigen Abschluss.
Vier Jahre sind eine Empfehlung zur Vorsicht, aber keine allgemeine Pflicht für Privatpersonen. Für viele Steuern gilt eine vierjährige Festsetzungsfrist. Daraus folgt aber keine Pflicht, alle Belege aufzubewahren. Steuerbescheide können Sie zehn Jahre oder dauerhaft aufbewahren, wenn Sie sie später noch als Nachweis brauchen.
Für bestimmte Spendenunterlagen gilt eine eigene Regel: Wenn Sie die Unterlagen nicht bereits beim Finanzamt eingereicht haben, müssen Sie sie bis ein Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids aufbewahren. Eine weitere Sonderregel betrifft Personen mit hohen positiven Einkünften aus bestimmten Einkunftsarten. Für die dazugehörigen Einnahmen- und Werbungskostenunterlagen kann eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht gelten. Diese Regel betrifft nicht pauschal alle Menschen mit einem entsprechenden Jahreseinkommen.
Handwerkerrechnungen am Grundstück
Für bestimmte Arbeiten an einem Grundstück müssen auch Privatpersonen zwei Jahre lang die Rechnung, den Zahlungsbeleg oder einen anderen Nachweis für die Leistung aufbewahren. Das betrifft typische Arbeiten am Haus oder an der Wohnung. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Eine Rechnung vom 6. Juni 2022 müssen Sie also bis einschließlich 31. Dezember 2024 aufbewahren. Bewahren Sie die Rechnung und den Zahlungsnachweis auf. Damit können Sie später zeigen, welche Leistung erbracht und dass sie bezahlt wurde.
Für Eigentümer und private Vermieter werden teilweise sechs Jahre Aufbewahrung empfohlen. Diese Empfehlung dient der Vorsicht. Allein durch Eigentum oder Vermietung entsteht keine allgemeine gesetzliche Pflicht, die Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Längere Fristen, die für Unternehmen gelten, dürfen Sie nicht automatisch auf private Haushalte übertragen.
Kassenzettel und Thermopapier
Für gewöhnliche Kassenzettel besteht keine allgemeine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Bei vielen Waren verjähren Mängelansprüche grundsätzlich zwei Jahre nach der Lieferung. Zwei Jahre sind ein guter Richtwert für die Aufbewahrung eines Kaufbelegs bei Reklamationen. Sie müssen deshalb aber nicht jeden Bon genau zwei Jahre lang aufheben. Für teure Anschaffungen behalten Sie den Nachweis am besten, solange Sie den Gegenstand besitzen.
Kassenzettel auf Thermopapier können mit der Zeit verblassen. Bei manchen Thermopapieren wird der Druck schon nach Wochen oder Monaten schwer lesbar. Fotografieren oder scannen Sie wichtige Bons deshalb direkt nach dem Kauf und speichern Sie die Kopie so, dass sie dauerhaft lesbar bleibt. Wenn Sie reklamieren, nehmen Sie nach Möglichkeit auch den Originalbeleg mit. Bei wertvollen Käufen ist es zudem hilfreich, Rechnung, Bedienungsanleitung und gegebenenfalls Unterlagen zur Garantie zusammen abzulegen.
Kontoauszüge, Mietunterlagen und wichtige Dokumente
Kontoauszüge und Überweisungsbelege helfen, Zahlungen nachzuweisen. Drei Jahre Aufbewahrung gelten als praktische Empfehlung, nicht als pauschale gesetzliche Pflicht für alle privaten Kontoauszüge. Bei einer noch offenen Forderung oder einem Streit behalten Sie die passenden Belege bis zur Klärung.
Als Mieter sollten Sie Unterlagen mindestens so lange aufbewahren, wie noch Ansprüche aus dem Mietverhältnis offen sein können. Drei Jahre nach dessen Ende sind eine verbreitete Orientierung. Private Vermieter bewahren Unterlagen teilweise sechs Jahre auf; auch hier handelt es sich nicht automatisch um eine gesetzliche Frist für jede private Vermietung.
Bewahren Sie Dokumente zu Immobilien, Krediten, Ausbildung, Rente und Personenstand dauerhaft auf oder so lange, wie Sie sie als Nachweis brauchen. Bei größeren Anschaffungen kann der Kaufbeleg außerdem bei einem Versicherungsfall oder einem späteren Verkauf nützlich sein.
Belege dauerhaft sichern
Ordnen Sie Belege nach Zweck und Jahr, zum Beispiel in getrennten Ordnern für Steuern, Wohnen und größere Käufe. Schreiben Sie bei digitalen Kopien dazu, zu welchem Gegenstand oder Vorgang sie gehören. Ein Foto, auf dem Betrag, Datum und Händler nicht lesbar sind, hilft bei einer späteren Reklamation wenig.
Digitale Kopien bleiben lesbar, wenn die Schrift verblasst, und helfen, wenn Sie einen Bon verlieren. Bewahren Sie die Originale weiterhin auf, wenn Sie dazu gesetzlich verpflichtet sind oder sie für einen möglichen Anspruch brauchen. Löschen Sie Unterlagen erst, wenn keine Aufbewahrungspflicht mehr gilt, kein Verfahren läuft und Sie keinen konkreten Nachweis mehr brauchen.