Wer einen Dienstwagen privat nutzen darf, muss den geldwerten Vorteil versteuern. Bei der 1-Prozent-Regelung hängt die Höhe des pauschalen geldwerten Vorteils vom Listenpreis ab. Beim Fahrtenbuch zählen die tatsächlich gefahrenen Strecken und die gesamten Kosten des Autos.
Die 1-Prozent-Regelung ist einfacher. Ein Fahrtenbuch lohnt sich besonders, wenn du das Auto nur wenig privat nutzt und die Pauschale hoch ausfällt. Dafür müssen die Fahrten und Fahrzeugkosten feststehen, und das Fahrtenbuch muss vollständig und nachvollziehbar sein.
So wird der geldwerte Vorteil berechnet
Bei der 1-Prozent-Regelung setzt man monatlich grundsätzlich 1 Prozent des maßgeblichen Bruttolistenpreises als geldwerten Vorteil an. Maßgeblich ist der Bruttolistenpreis im Inland bei der Erstzulassung. Der Bruttolistenpreis ist der Listenpreis einschließlich Umsatzsteuer. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kommt grundsätzlich ein monatlicher Zuschlag hinzu: 0,03 Prozent des Listenpreises je Kilometer der einfachen Entfernung.
Der geldwerte Vorteil zählt zum Arbeitslohn. Die 1 Prozent sind kein Steuersatz, sondern der pauschale Monatswert, den du versteuern musst. Wie hoch die zusätzliche Steuer ausfällt, hängt unter anderem von deiner persönlichen steuerlichen Situation ab.
Bei einem Listenpreis von 50.000 Euro und 20 Kilometern einfacher Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte ergeben sich monatlich 500 Euro für die private Nutzung und 300 Euro für den Arbeitsweg. Zusammen sind das 800 Euro geldwerter Vorteil im Monat oder 9.600 Euro im Jahr. Die 800 Euro sind der Betrag, der steuerlich angesetzt wird, nicht die Steuer, die du zahlen musst. Sonderregeln für Elektro- und bestimmte Hybridfahrzeuge können die Berechnung verändern.
Beim Fahrtenbuch wird der Anteil an den gesamten Fahrzeugkosten angesetzt, der auf private Fahrten und Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte entfällt. Dafür musst du die Fahrten und die Kosten des Autos nachweisen. Wenige private Kilometer allein machen diese Methode nicht automatisch günstiger.
| 1-Prozent-Regelung | Fahrtenbuch | |
|---|---|---|
| Berechnung | Pauschale nach Listenpreis, zuzüglich des Ansatzes für den Arbeitsweg | Tatsächlicher Nutzungsanteil an den Gesamtkosten |
| Aufwand | Geringer Aufzeichnungsaufwand für die Ermittlung des Privatanteils | Laufende Fahrtenaufzeichnungen und Belege zu den Fahrzeugkosten |
| Passt eher, wenn … | häufig privat gefahren wird oder eine einfache Abrechnung wichtiger ist | der private Anteil gering ist und sich die Fahrten zuverlässig erfassen lassen |
| Hauptrisiko | Der pauschale Wert fällt höher aus als der tatsächliche Kostenanteil | Mängel können dazu führen, dass das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird |
Wann die 1-Prozent-Regelung passt
Die 1-Prozent-Regelung passt, wenn du das Auto regelmäßig privat nutzt oder im Alltag kein zuverlässiges Fahrtenbuch führen kannst. Wie viele private Kilometer du tatsächlich fährst, spielt dabei keine genaue Rolle. Entscheidend sind vor allem der Listenpreis und der Arbeitsweg.
Auch wenn du das Auto nur selten privat fährst, kann die Pauschale hoch ausfallen. Bei einem teuren Dienstwagen und einem langen Arbeitsweg solltest du den Zuschlag dafür mitberechnen. Für den Ansatz reicht grundsätzlich, dass du den Wagen privat nutzen darfst. Deshalb entfällt die Pauschale auch dann nicht automatisch, wenn du ihn kaum oder gar nicht privat fährst.
Wann sich ein Fahrtenbuch lohnt
Ein Fahrtenbuch lohnt sich vor allem, wenn du im Jahr nur wenige Kilometer privat fährst. Ein hoher Listenpreis oder ein Arbeitsweg, der die Pauschale deutlich erhöht, sprechen ebenfalls für ein Fahrtenbuch. Für den Vergleich brauchst du auch die gesamten Fahrzeugkosten und die Kilometer des Jahres.
Es gibt keine feste Grenze beim Privatanteil, ab der das Fahrtenbuch günstiger ist. Vergleiche den geldwerten Vorteil nach der Pauschale mit dem Anteil der Fahrzeugkosten, der beim Fahrtenbuch auf private Fahrten und den Arbeitsweg entfällt. Für eine zuverlässige Entscheidung müssen Fahrzeug und Kosten ebenso bekannt sein wie Arbeitsweg und Nutzung.
Diese Angaben gehören ins Fahrtenbuch
Das Fahrtenbuch muss laufend, vollständig und zeitnah geführt werden. Für jede berufliche Fahrt musst du das Datum sowie den Kilometerstand zu Beginn und am Ende eintragen. Notiere außerdem Ziel, Zweck und besuchte Geschäftspartner. Bei Umwegen muss auch die gefahrene Route nachvollziehbar sein.
Für private Fahrten reichen die Kilometerangaben. Auch Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte musst du erfassen; ein kurzer Vermerk genügt. Aus den Angaben muss klar hervorgehen, welche Strecke du gefahren bist. Bei einer beruflichen Reise mit mehreren Stopps kannst du zusammenhängende Streckenabschnitte zusammenfassen. Die Reihenfolge der besuchten Kunden oder Geschäftspartner muss dabei erkennbar bleiben.
Ein separater Kalender oder eine später erstellte Liste reicht allein nicht aus, um fehlende Angaben im Fahrtenbuch nachzutragen. In einem Papierbuch müssen spätere Änderungen sichtbar bleiben. Bei elektronischen Aufzeichnungen muss das Programm Änderungen verhindern oder sie nachvollziehbar in der Datei festhalten. Zusätzlich brauchst du Belege für alle Fahrzeugkosten. Welche Kosten dazugehören, hängt unter anderem davon ab, wie dir das Fahrzeug überlassen wurde.
Bei fehlenden Einträgen oder nicht nachvollziehbar dokumentierten Änderungen erkennt das Finanzamt das Fahrtenbuch möglicherweise nicht an; dann gilt die Pauschalbewertung.
Methode beim Dienstwagen wechseln
Für dasselbe Fahrzeug musst du grundsätzlich während des gesamten Kalenderjahres dieselbe Methode verwenden. Ein Wechsel zwischen 1-Prozent-Regelung und Fahrtenbuch während des Jahres ist daher normalerweise nicht möglich. Unter bestimmten Voraussetzungen lässt sich die Lohnsteuerabrechnung rückwirkend für das ganze Jahr ändern, solange die Lohnsteuerbescheinigung noch nicht übermittelt oder ausgestellt wurde. Bei einem Fahrzeugwechsel gelten eigene Regeln.
Dienstwagen und Betriebswagen unterscheiden
Diese Regeln betreffen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, denen der Arbeitgeber einen Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlässt. Für Selbstständige gelten bei Fahrzeugen im Betriebsvermögen teilweise andere Vorschriften. Die oft genannte 50-Prozent-Grenze gilt für bestimmte betriebliche Fahrzeuge. Sie ist keine allgemeine Voraussetzung, um den geldwerten Vorteil eines Arbeitnehmer-Dienstwagens zu berechnen.
Für Elektroautos und bestimmte Hybridfahrzeuge gelten besondere Bewertungsregeln. Welche Ermäßigung gilt, hängt von den gesetzlichen Voraussetzungen und unter anderem vom Anschaffungszeitpunkt ab. Prüfe die Berechnung deshalb für das konkrete Fahrzeug.