Wenn Sie in Deutschland ein Unternehmen gründen, können Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn Sie die geltenden Umsatzgrenzen einhalten. Dann berechnen Sie für die erfassten Umsätze grundsätzlich keine Umsatzsteuer, können aber auch keine Vorsteuer aus betrieblichen Einkäufen abziehen.
Ihre Angaben machen Sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, nicht in der Einkommensteuererklärung. Ob Sie die Regelung nutzen können, richtet sich nach Ihren Umsätzen und den seit 2025 geltenden Grenzen.
Wann Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen können
Für Unternehmen mit Sitz in Deutschland gelten Umsatzgrenzen für das vorangegangene und das laufende Kalenderjahr. Sie können die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn Sie die jeweils geltenden Voraussetzungen erfüllen.
Für das Gründungsjahr gelten besondere Umsatzgrenzen. Prüfen Sie, welche Grenze für Ihren konkreten Gründungszeitpunkt maßgeblich ist.
Die Regelung ist keine eigene Unternehmensform und befreit Sie nicht von allen Steuern oder Pflichten. Sie betrifft die Umsatzsteuer. Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer richten sich weiterhin nach den dafür geltenden Regeln.
Welche Umsätze zählen
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz, nicht Ihr Gewinn. Für die Berechnung zählen grundsätzlich die Beträge, die Sie erhalten haben. Dazu zählen auch Anzahlungen. Ziehen Sie also nicht einfach Ihre Ausgaben von den Einnahmen ab, um die Grenze zu prüfen.
Betrachten Sie die Tätigkeiten Ihres Unternehmens zusammen. Dazu können neben dem Hauptbetrieb etwa weitere Betriebe, bestimmte Vermietungsumsätze oder Stromlieferungen aus einer Photovoltaikanlage gehören. Bestimmte steuerfreie Umsätze zählen bei der Berechnung nicht mit. Das gilt aber nicht für alle steuerfreien Umsätze. Verkäufe von Gegenständen, die zum Anlagevermögen Ihres Unternehmens gehören, zählen grundsätzlich ebenfalls nicht mit. Für Margenbesteuerung, grenzüberschreitende Geschäfte und andere Sonderfälle gelten zusätzliche Regeln.
Führen Sie deshalb eine laufende Übersicht über die maßgeblichen Umsätze und Anzahlungen. Wenn Sie mehrere Tätigkeiten ausüben, größere Anlagen verkaufen oder Geschäfte mit ausländischen Kunden planen, lassen Sie die Berechnung im Einzelfall prüfen.
Kleinunternehmer beim Finanzamt anmelden
Bei einer Neugründung übermitteln Sie dem Finanzamt grundsätzlich innerhalb eines Monats den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Das erledigen Sie in der Regel elektronisch über ELSTER. Im Formular geben Sie unter anderem Ihre erwartete Umsatzentwicklung an und machen Angaben zur Kleinunternehmerregelung. Die Bezeichnungen und Positionen können sich zwischen Formularversionen ändern; orientieren Sie sich deshalb an der jeweils eingeblendeten Formularhilfe.
Sie beantragen die Kleinunternehmerregelung nicht erst mit der jährlichen Einkommensteuererklärung. Sie gilt, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind und Sie nicht auf sie verzichten. Mit dem Fragebogen teilen Sie dem Finanzamt Ihre Angaben zur Gründung und zur Umsatzbesteuerung mit.
Wer bereits ein Unternehmen führt, muss die Regelung nicht jedes Jahr neu beantragen. Entscheidend bleiben die Umsatzgrenzen und ein möglicher Verzicht. Kleinunternehmer müssen grundsätzlich nicht regelmäßig eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Ausnahmen gibt es etwa bei bestimmten grenzüberschreitenden Sachverhalten oder wenn das Finanzamt eine Erklärung verlangt.
Umsatzsteuer und Vorsteuer
Auf Umsätze, für die die Kleinunternehmerregelung gilt, berechnen Sie grundsätzlich keine Umsatzsteuer. Auf Rechnungen dürfen Sie Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen. Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG macht für Kunden nachvollziehbar, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Weisen Sie dennoch Umsatzsteuer aus, kann daraus eine Steuerschuld entstehen.
Bei Ihren Ausgaben können Sie die Umsatzsteuer, die Lieferanten für Geräte, Material oder Dienstleistungen berechnen, grundsätzlich nicht als Vorsteuer abziehen. Auch die Einfuhrumsatzsteuer ist grundsätzlich nicht abziehbar. Bei größeren Anschaffungen erhöht die nicht abziehbare Umsatzsteuer Ihre Kosten.
Die Auswirkungen auf Ihre Preise hängen auch davon ab, wer Ihre Kunden sind. Für Privatkunden kann es preislich hilfreich sein, dass Sie auf Ihre Umsätze keine Umsatzsteuer aufschlagen. Geschäftskunden können eine ausgewiesene Umsatzsteuer dagegen häufig als Vorsteuer abziehen. Wenn hohe Anschaffungen anstehen oder Sie überwiegend an Unternehmen verkaufen, sollten Sie die Folgen für Preise und Kosten vorab kalkulieren.
Die Kleinunternehmerregelung beseitigt nicht jede Umsatzsteuerpflicht. Bei bestimmten innergemeinschaftlichen Erwerben oder Leistungen, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, können weiterhin Zahlungen oder Meldungen erforderlich sein. Prüfen Sie solche Vorgänge gesondert.
Auf die Kleinunternehmerregelung verzichten
Sie können dem Finanzamt erklären, dass Sie zur Regelbesteuerung wechseln möchten. Für Unternehmer mit Sitz in Deutschland muss diese Erklärung spätestens am letzten Tag des Februars des zweiten Kalenderjahres nach dem betreffenden Besteuerungszeitraum vorliegen. Der Verzicht gilt rückwirkend ab Beginn dieses Zeitraums und bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre.
Mit der Regelbesteuerung weisen Sie Umsatzsteuer auf steuerpflichtige Umsätze aus und können grundsätzlich Vorsteuer geltend machen. Rechnen Sie deshalb vor dem Verzicht sowohl die Umsatzsteuer auf Ihre Einkäufe als auch die Auswirkungen auf Ihre Verkaufspreise durch. Ein späterer Wechsel zurück zur Kleinunternehmerregelung ist während der Bindungsfrist nicht möglich.
Diese Fehler sollten Sie vermeiden
Ein häufiger Fehler ist, mit älteren Umsatzgrenzen zu rechnen. Die Regeln wurden zum 1. Januar 2025 geändert. Prüfen Sie daher ältere Ratgeber und gespeicherte Berechnungen, bevor Sie darauf Ihre Umsatzplanung stützen.
Verwechseln Sie außerdem Umsatz und Gewinn nicht. Sie erhalten auch ein falsches Ergebnis, wenn Sie nur den neu gegründeten Teil Ihres Unternehmens berücksichtigen, obwohl weitere Unternehmensteile mitzählen. Prüfen Sie die Grenze laufend: Sobald Sie die Grenze überschreiten, unterliegt bereits der Umsatz, mit dem Sie sie überschreiten, der Regelbesteuerung. Passen Sie Ihre Rechnungsstellung und Preisberechnung entsprechend an.
Planen Sie schließlich keinen Vorsteuerabzug ein, solange Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Prüfen Sie einen Verzicht sorgfältig: Er gilt rückwirkend für den betreffenden Zeitraum und bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre.