Für den vereinfachten Spendennachweis gilt eine Grenze von 300 Euro je Zahlung; die oft genannte Grenze von 200 Euro ist veraltet. Bei Spenden an gemeinnützige Vereine genügt der Kontoauszug allein nicht immer. Dann brauchen Sie zusätzlich einen Beleg des Empfängers.
Eine Zuwendungsbestätigung ist die Spendenbescheinigung nach amtlichem Muster. Bei Zahlungen über 300 Euro ist sie normalerweise erforderlich; für kleinere Spenden gelten vereinfachte Nachweisregeln.
Die 300-Euro-Grenze gilt je Zahlung
Die 300-Euro-Grenze gilt für jede einzelne Zahlung, nicht für die Summe aller Spenden im Jahr. Mehrere getrennte Zahlungen zählen daher grundsätzlich einzeln. Liegt eine einzelne Zahlung über 300 Euro, brauchen Sie normalerweise eine Zuwendungsbestätigung.
Die früher geltende Grenze von 200 Euro wurde ab 2021 angehoben. Wer sich an älteren Steuerinformationen orientiert, sollte deshalb das jeweilige Steuerjahr prüfen.
Was der Bankbeleg zeigen muss
Bei einer Überweisung kann ein Kontoauszug oder ein Ausdruck aus dem Online-Banking als Nachweis der Buchung dienen. Daraus muss hervorgehen, wer gezahlt und wer das Geld erhalten hat. Auch die Höhe der Zahlung und der Zeitpunkt der Buchung müssen ersichtlich sein. Außerdem muss erkennbar sein, dass die Überweisung tatsächlich ausgeführt wurde.
Bei einer Spende von höchstens 300 Euro an eine inländische öffentliche Stelle oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts genügt grundsätzlich ein solcher Bankbeleg. Bei einer Bareinzahlung kommt dafür der Bareinzahlungsbeleg infrage.
Bei Vereinen kommt ein Beleg hinzu
Bei einer Spende an einen gemeinnützigen Verein, eine Stiftung oder eine andere steuerbegünstigte Organisation brauchen Sie bis 300 Euro neben dem Bankbeleg auch einen Beleg des Empfängers. Darauf müssen der steuerbegünstigte Zweck und Angaben zur steuerlichen Freistellung der Organisation stehen. Außerdem muss daraus hervorgehen, ob die Zahlung eine Spende oder ein Mitgliedsbeitrag ist.
Bewahren Sie beide Unterlagen auf. Ein Kontoauszug belegt die Zahlung, aber nicht allein, dass der Empfänger steuerbegünstigt ist und die Zahlung als Spende oder Mitgliedsbeitrag einordnet. Fragen Sie bei der Organisation nach dem zusätzlichen Beleg, wenn Sie ihn nicht erhalten haben.
Wann Sie eine Zuwendungsbestätigung brauchen
Für eine einzelne Zahlung von mehr als 300 Euro benötigen Sie normalerweise eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster. Das gilt auch dann, wenn die Organisation Ihnen eine eigene formlose Quittung ausstellt: Für den regulären Nachweis muss die Bestätigung den vorgeschriebenen Anforderungen entsprechen.
Für bestimmte Spenden zur Katastrophenhilfe gelten Sonderregeln. Dabei kommt es unter anderem darauf an, um welche Katastrophe es geht, wer die Spende erhält oder auf welches dafür eingerichtete Konto sie geht und welcher Zeitraum gilt. Diese Ausnahme gilt nicht allgemein für gewöhnliche Spenden.
Belege aufbewahren
Mit der Steuererklärung müssen Sie Spendenbelege grundsätzlich nicht ungefragt einreichen. Bewahren Sie die Nachweise auf und legen Sie sie dem Finanzamt vor, wenn es danach fragt. Bewahren Sie Belege, die das Finanzamt nicht angefordert hat, mindestens bis ein Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids auf. Weitere gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten weiterhin.